[Retour d’expérience] La veille collaborative d’AgroParisTech, institut d’enseignement supérieur et de recherche

Retour d’expérience sur plusieurs années d’utilisation de Scoop.it dans une logique de veille collaborative et décentralisée. Patricia Jeannes, Responsable Documentation au sein d’AgroParisTech a eu la gentillesse de nous accorder un peu de son temps, elle revient sur le choix de la solution, sa mise en place et les résultats obtenus. 

Pouvez-vous nous présenter AgroParisTech en quelques mots ?

Patricia Jeannes : Considéré comme établissement supérieur « leader » dans les sciences du vivant et de l’environnement, AgroParisTech conduit deux missions fondamentales : la formation d’ingénieurs et la recherche. Basé sur 8 sites géographiques différents : 4 sites franciliens qui seront réunis sur le plateau de Saclay en septembre 2021 et 4 sites en région : Nancy, Montpellier, Clermont Ferrand et Kourou, on y trouve 7 bibliothèques et centres de documentation avec à leur tête un responsable.

Pouvez-vous nous parler un peu plus précisément de votre mission au sein d’AgroParisTech ?

Je suis responsable de documentation sur le site de Paris-Maine qui accueille environ 200 étudiants en Mastères spécialisés et en Master et coordinatrice des veilles pour l’ensemble des bibliothèques et centre de documentation d’AgroParisTech.

Par rapport à votre mission au sein d’AgroParisTech, pouvez-vous nous en dire plus sur vos enjeux et besoins vis à vis de Scoop.it ? Qu’est-ce qui vous a poussé à utiliser Scoop.it ?

En 2008 j’ai été recrutée en tant que Chef de projet en veille documentaire. Avec l’aide du webmestre de l’établissement, nous avons mis en place un outil maison qui fonctionnait avec le CMS de notre établissement, accessible sur l’intranet et permettait l’envoi de newsletters. Nous l’avons exploité pendant plusieurs années.

Nous nous sommes ensuite posés des questions sur la pertinence du système notamment en terme d’accessibilité de la veille. Nos étudiants en mastères spécialisés restent 7 mois en présentiel puis 5 mois en stage. Une fois les étudiants ayant quitté l’établissement, ils n’avaient plus accès aux veilles, alors que ceux-ci étaient au départ les principaux destinataires.

Il était important de nous doter d’un outil qui permette à la fois un accès sur internet, pour que les étudiants puissent continuer à avoir accès à la veille après leur départ de l’établissement, et qui permette de faire adhérer de nouveaux collègues au projet de veille.

Pourquoi avez-vous choisi Scoop.it?

Nous avons choisi Scoop.it en premier lieu car la solution disposait d’une version gratuite que nous avons pu tester pendant plusieurs mois. Je me suis rendu compte que je réalisais mon travail de veille en deux fois moins de temps qu’avec notre ancien système. Plus besoin d’utiliser un agrégateur de flux et de faire des copier/coller avec une mise en ligne fastidieuse via le CMS. Scoop.it réunissait à la fois l’agrégation et la publication de manière efficace, et nous n’avons pas trouvé d’équivalent sur le marché.

 Avec le temps gagné de mise en ligne, nous avons également apprécié la possibilité de pouvoir monter en charge en ajoutant des nouvelles thématiques de veille et pouvoir travailler de manière collaborative sur des sites géographiques différents comme Nancy, Montpellier et Paris,

Et aujourd’hui, quelles sont les fonctionnalités que vous utilisez le plus ?

Nous en utilisons beaucoup !

Dans le quotidien, nous utilisons beaucoup l’outil de monitoring des flux, la publication, le bookmarktlet mais aussi la newsletter. Le gros plus de Scoop.it pour nous, c’est vraiment le module de newsletter. Cela nous permet de faire du push auprès de nos lecteurs.

Nous avons récemment fait un webinaire de formation sur les fonctions avancées de Scoop.it pour optimiser notre utilisation de l’outil. Nous avons beaucoup de bruit sur nos sujets de veille, et nous comptons plus utiliser l’outil « my research content » qui permet de construire des requêtes complexes.

Nous avons également une intégration de Scoop.it sur notre portail, celui-ci étant en refonte nous regardons également comment mettre en valeur les contenus scoopés dans la future version.

Actuellement nous avons 18 topics Scoop.it publics, cela permet de partager des contenus avec nos utilisateurs AgroParisTech mais aussi au-delà avec nos partenaires et des personnes sensibles à nos thématiques. 

Les topics publiques d’AgroParisTech

Mais il y a une autre utilisation que j’aime beaucoup, c’est la possibilité d’avoir des pages de topic privées, notamment en appui à l’enseignement. La possibilité d’avoir des topics Scoop.it privés qu’on peut développer à la carte est très intéressant pour nous.

Nous préparons des dossiers documentaires privés sur Scoop.it sur la demande des enseignants, et nous utilisons le lien privé pour diffuser à l’encadrant et aux étudiants concernés pour leur exercice pédagogique. Ce sont typiquement des topics qui ont des durées de vie temporaires, cependant certains contenus sont conservés, ils peuvent être taggués et ajouter à d’autres pages de topics.

Un autre aspect très important pour nous est le côté collaboratif. Nous travaillons dans un milieu scientifique et nous collaborons avec d’autres instituts scientifiques avec qui nous avons des veilles Scoop.it communes.

En quelques chiffres que représente ce travail de veille ?

Uniquement à mon échelle à savoir 10 topics, j’envoie 9 newsletters thématiques mensuelles et 1 newsletter transverse bimestrielle. Cela peut représenter de 10 à 90 articles par topic, Scoop.it nous permet de gérer de gros volumes d’articles à éditer et diffuser.

A ce propos, nous allons bientôt tester l’outil de campagne qui vient d’être déployé sur Scoop.it pour gérer l’envoi des newsletters.

Quels seraient vos retours sur l’adéquation entre la solution et vos enjeux ?

Au-delà de l’aspect collaboratif qui est primordial pour nous, le principal intérêt est d’avoir dans un seul outil un agrégateur de flux et la fonction éditoriale qui permet un gain de temps à la fois de publication et de diffusion. Nous avons eu de très bons retours sur le confort de lecture qui est un véritable plus de Scoop.it car la lecture se fait très bien que ce soit sur la page du topic ou sur la newsletter. Il y a bien sûr toujours des choses à améliorer notamment sur les remontées de flux, mais nous avons eu des retours extrêmement satisfaisant par nos lecteurs !

Globalement Scoop.it nous sert à la fois d’outil d’information, d’outil de diffusion mais aussi d’outil de communication sur les évènements qui concernent notre établissement ainsi que les publications de nos chercheurs.  C’est important pour nous d’arriver à relayer les contenus via nos pages Scoop.it et de participer ainsi à la vie de l’établissement.