Votre réputation en ligne vous précède. Avant même que vous ayez une chance de parler directement à vos lecteurs, prospects ou clients, ils sont influencés par de nombreuses plateformes que vous ne contrôlez pas.

Des sites d’avis aux sites d’actualités en passant par les forums, la concurrence et les réseaux sociaux, ce que les autres disent de vous peut faire ou défaire le succès de votre entreprise.

Vous savez que vous avez besoin d’aide pour faciliter la gestion de votre réputation en ligne. Il vous faut un système pour simplifier le processus et vous assurer de ne rien laisser passer, mais vous ne savez pas comment sélectionner une solution.

Dans ce guide, nous présentons les huit fonctionnalités essentielles d’une solution de réputation en ligne idéale.

1. Vous pouvez définir et personnaliser vos déclencheurs

La première fonctionnalité à rechercher pour votre solution de réputation en ligne est assez classique : définir vos déclencheurs et critères de recherche à surveiller.

De plus, il vous faut pouvoir les personnaliser, prévoir les différentes orthographes pouvant apparaître, et utiliser des opérateurs de recherche booléens (comme ET, OU, PAS).

Par exemple, vous pourriez paramétrer votre solution pour surveiller les termes suivants :

• Nom de l’Entreprise
• NomDeLEntreprise
• #nomdelentreprise
• Nom de l’Entreprise SA

Vous pourriez également ajouter :

• Les fautes d’orthographe courantes
• Les critères de recherche pour vos produits principaux et leurs différentes dénominations
• Les noms du PDG et d’autres dirigeants de votre entreprise

La définition de déclencheurs est également utile pour surveiller les activités de vos concurrents, ainsi que pour suivre les articles de presse, les actualités, les événements ou encore les discussions en rapport avec votre secteur,

2. Vous avez accès à un suivi en temps réel

Cela peut sembler être une fonctionnalité de base, mais c’est l’un des éléments les plus importants pour la gestion de votre réputation en ligne : vous devez pouvoir accéder à des données en temps réel.

L’alternative est d’attendre plusieurs jours que vos données soient prêtes à être consultées, ce qui peut vous faire au mieux manquer des opportunités, et au pire déclencher une véritable crise. Si votre solution vous permet d’accéder à des informations en temps réel sur votre marque, vous serez gagnant.

3. Vous pouvez utiliser des filtres et des seuils

Les filtres et les seuils cumulables sont essentiels pour la gestion de votre réputation et notamment en matière de gestion de crise. Dans un tel cas, vous voulez vous concentrer uniquement sur les éléments les plus pertinents et urgents.

Vous devriez pouvoir filtrer les éléments à l’aide de critères tels que :

• Plateformes
• Sentiments
• Pays et territoires
• Langues
• Groupes d’influenceurs
• Formats comme les images et les vidéos

Une autre méthode pour rester concentré consiste à recevoir des alertes uniquement si un contenu déclencheur atteint un certain niveau d’impact.

Par exemple, lorsqu’un communiqué de presse est envoyé aux médias, vous verrez des centaines de nouvelles mentions correspondant à votre déclencheur. Toutefois, leur impact est souvent très limité. Dans ce cas, plutôt que d’être alerté à chaque fois qu’un communiqué de presse est publié sous forme d’actualité, vous pouvez être prévenu uniquement au bout d’un certain nombre d’impressions ou quand l’audience a atteint une certaine taille.

S’il y a régulièrement de nombreuses mentions et articles pour votre déclencheur et que vous voulez pouvoir réagir quand quelque chose change, vous pouvez définir un déclencheur qui s’active lorsque le nombre de publications indexées au cours d’une période donnée est supérieur ou inférieur à la normale, ce qui peut indiquer qu’il se passe quelque chose d’important et vous permettre de réagir rapidement.

Enfin, vous pouvez également choisir de recevoir des alertes en fonction de l’influence d’une personne ou d’un compte, comme par exemple son nombre d’abonnés.

4. Vous pouvez suivre de nombreuses sources et plateformes différentes

Le suivi des seuls articles de presse n’est pas suffisant. Il en est de même pour Twitter, Instagram, ou toute autre plateforme ou source en particulier.

Une bonne solution de réputation vous permettra de suivre de nombreuses sources où votre entreprise peut être mentionnée, notamment :

• Avis
• Blogs
• Sites de médias
• Commentaires
• Twitter
• Forums
• Instagram
• Facebook
• YouTube

Vous ne manquerez ainsi aucune mention de votre entreprise et de ses dirigeants. Bien sûr, si vous avez besoin d’aller dans le détail et de suivre des plateformes en particulier, vous devez pouvoir le faire facilement grâce à des filtres.

5. Vous pouvez choisir la fréquence des alertes

Pour les mentions positives ou neutres dans la presse ou dans les actualités de votre secteur, un ou deux rapports par semaine sera suffisant pour suivre régulièrement les événements.

Mais en situation de crise, cela sera insuffisant. De fait, si vous ne recevez le rapport qu’au bout de plusieurs jours, il sera peut-être déjà trop tard.

Il faut donc adopter une approche simple : idéalement, vous serez notifié immédiatement de tout ce qui requiert votre attention de manière urgente, et vous modifierez vos alertes en fonction de l’évolution de la situation.

6. Vous pouvez partager des alertes et des informations avec vos équipes

Si vous n’êtes pas seul à gérer la réputation en ligne de votre entreprise, vous avez tout intérêt à disposer d’un moyen simple de partager des rapports, des alertes, des informations et des succès avec votre équipe. Cela présente plusieurs avantages.

Tout d’abord, vous n’avez pas besoin de tout faire tout seul. Particulièrement quand votre entreprise traverse une crise, vous aurez trop à faire en peu de temps, et si vous avez la possibilité de partager la charge avec votre équipe, vous pourrez faire face à la crise plus rapidement et avec moins de stress.

De plus, vous pourrez déléguer et externaliser plus facilement vos processus de gestion de réputation en ligne lorsque vous vous absentez. Votre travail sur la réputation de votre entreprise ne devrait pas s’arrêter juste parce que vous avez pris quelques jours de congé.

Enfin, vous pourrez partager les succès issus de vos efforts de gestion de la réputation. Les articles de presse et les avis positifs de clients satisfaits doivent pouvoir être partagés facilement avec votre équipe pour que vous puissiez célébrer votre succès commun.

7. Vous pouvez créer des marque-pages pour ce qui est important

Vous devez pouvoir créer facilement des marque-pages pour le contenu important, ainsi que des tags pour le retrouver par la suite. Votre solution doit vous offrir un moyen simple d’enregistrer et d’organiser le contenu important.

Une fois que vous serez en mesure le faire, vous pourrez réutiliser ce contenu :

• Sur les réseaux sociaux
• Dans du contenu interne et des emails
• Pour des newsletters de votre marque
• Dans du contenu de blog

Vous ne devriez jamais avoir à fouiller votre boîte de réception pour retrouver une publication essentielle : elle devrait être facile à retrouver en quelques clics.

8. Vous pouvez personnaliser et automatiser vos rapports sur la réputation

Vous savez déjà que vous devriez suivre les mentions de votre entreprise dans la presse et sur les réseaux sociaux de façon régulière.

Les fonctionnalités mentionnées ci-dessus comme les déclencheurs, les filtres, les sources et le partage devront permettre de créer des rapports automatisés et personnalisables. Vous ne devriez pas avoir à vous rappeler de les exporter ou de les personnaliser chaque semaine : ils devraient vous attendre dans votre boîte de réception afin que vous puissiez avoir une vision claire de la croissance et des changements pour votre entreprise semaine après semaine.

Personnalisez ce rapport avec des catégories, des sections, des déclencheurs et des filtres pertinents pour la saison dans laquelle se trouve votre entreprise, et vous obtiendrez d’excellents résultats grâce à votre stratégie de réputation en ligne.

Utilisez ces fonctionnalités comme une checklist pour le choix de votre solution de réputation en ligne

Pour rappel, voici les huit fonctionnalités essentielles dont devrait disposer la solution que vous choisirez :

• Vous pouvez définir et personnaliser vos déclencheurs
• Vous avez accès à un suivi en temps réel
• Vous pouvez rentrer dans les détails avec des filtres et des seuils
• Vous pouvez suivre de nombreuses sources et plateformes différentes
• Vous pouvez choisir une fréquence pour les alertes
• Vous pouvez partager des alertes et informations avec vos équipes
• Vous pouvez créer des marque-pages pour les éléments importants
• Vous pouvez personnaliser et automatiser vos rapports sur la réputation

Pssst : Scoop.it Alerting propose toutes ces fonctionnalités ! Cette solution vous permettra de créer et d’optimiser facilement votre suivi de sujets et de couverture, vos filtres de contenu, et vos déclencheurs personnalisés.

Et voilà : vous êtes prêt à faire passer votre réputation en ligne au niveau supérieur grâce à la bonne solution dans votre boîte à outils.