Si vous concevez une stratégie de marketing de contenu ou de curation de contenu, vous aurez sans doute besoin de mettre en place une stratégie de collaboration de contenu. La collaboration de contenu consiste à écrire, éditer, organiser, distribuer, et gérer divers contenus au sein de votre organisation. Plusieurs personnes dans votre équipe (et éventuellement dans d’autres équipes) vont travailler ensemble pour atteindre les mêmes objectifs en matière de contenu, qu’il s’agisse de produire de nouveaux contenus, de mettre à jour des contenus existants, ou de parcourir des documents archivés.
Une collaboration de contenu efficace peut améliorer la qualité et l’accessibilité du contenu de votre organisation, afin qu’il soit plus facilement disponible pour les personnes qui en ont besoin, et qu’il soit également mieux documenté et mieux écrit. Mais comment faire pour établir une stratégie de collaboration de contenu, et comment la faire fonctionner efficacement ?
Démarrer avec une plateforme de gestion de contenu
Tout d’abord, et c’est peut-être le point le plus important, vous devez trouver la bonne plateforme de gestion de contenu. Ce sera votre principal outil pour créer, éditer, conserver et gérer votre contenu. Vos employés et managers utiliseront cette plateforme de gestion de contenu dans le cloud pour créer de nouveaux contenus, pour collaborer directement sur des contenus, et pour s’assurer que le contenu pourra être facilement retrouvé et utilisé par la suite.
Le choix de votre plateforme de gestion de contenu aura donc une influence majeure sur l’efficacité de votre stratégie de collaboration. Voici quelques-unes des qualités essentielles de l’outil idéal :
- Intuitivité. Tout le monde ou presque dans votre organisation utilisera cette plateforme, et il faudra donc que celle-ci soit utilisable facilement sans nécessiter de formation poussée. Plus la plateforme est intuitive, plus elle sera adoptée facilement. Recherchez donc une plateforme qui soit bien conçue et simple d’emploi.
- Sécurité. En fonction du type de contenu que vous produisez et de la réglementation qui régit votre activité, vous aurez très certainement besoin d’une plateforme qui vous offre un haut niveau de sécurité et de conformité.
- Workflows automatisés. De nombreuses plateformes de gestion de contenu modernes offrent des workflows automatisés plus ou moins évolués, permettant de simplifier le processus de création de contenu et de s’assurer qu’aucune étape n’est manquée et ce en évitant les tâches manuelles.
Bâtir une culture d’entreprise tournée vers la collaboration
Afin que votre stratégie de collaboration de contenu fonctionne, vous devrez également adopter une culture d’entreprise et des valeurs de travail en équipe qui vont dans le sens de la collaboration. En fonction de votre culture d’entreprise déjà en place, cela pourrait nécessiter certaines transformations.
Vous pouvez avancer dans cette direction en mettant l’accent sur le travail en équipe, le respect des autres, et la communication transparente. Il est également pertinent de définir des objectifs communs vers lesquels chacun peut travailler : de cette manière, vous entretiendrez un sentiment de responsabilité partagée. Pendant que vous y êtes, envisagez également d’organiser des événements de teambuilding et des « afterwork » pour permettre à votre équipe de mieux se connaître et de créer des liens qui profiteront également à leur collaboration.
Définir des équipes et des hiérarchies
Pour poursuivre sur le sujet des interactions d’équipe, la plupart des entreprises ont intérêt à définir des rôles précis et des hiérarchies claires pour éviter les ambiguïtés et assigner des responsabilités. Par exemple, vous pourriez avoir des employés dont le rôle est de créer du contenu, et d’autres qui feront un travail d’édition et de correction. Si tout le monde peut s’occuper de tout, cela peut vite devenir compliqué.
Sur la même ligne, il est important d’établir des figures d’autorité au sein de votre équipe de collaboration de contenu. Si deux personnes sont en désaccord sur l’écriture d’un contenu, qui peut endosser le rôle d’arbitre ? Qui a le dernier mot sur ce qui est publié et ce qui ne l’est pas ? Quel est le processus de révision, et comment allez-vous gérer les désaccords au sein de l’équipe ?
Plus ces rôles et ces hiérarchies sont définis clairement, plus votre stratégie de collaboration de contenu fonctionnera de manière fluide.
Créer une procédure cohérente
Il est également très utile de créer une procédure cohérente et facile à reproduire, que les membres de votre équipe pourront suivre lorsqu’ils créent du contenu. Il pourrait par exemple y avoir une équipe dont le rôle est de réfléchir à des idées et des sujets, puis une équipe qui les développe, et enfin des équipes de révision et de publication qui prennent ensuite le relais.
Le processus exact peut varier, l’essentiel est que vous ayez un processus bien documenté en place. Ce document de workflow ou de procédure opérationnelle normalisée constituera une source fiable pour toutes les équipes et tous leurs membres, et la question de la « bonne » façon de procéder ne se posera plus.
Prenez en considérations les questions suivantes lorsque vous créerez votre procédure :
- Comment vos documents devraient-ils être formatés ? Différents types de contenu seront-ils formatés différemment ? Existe-t-il des modèles que votre équipe peut utiliser ?
- Comment vos documents sont-ils nommés et organisés ? Quelles conventions de nommage allez-vous suivre et comment vos documents doivent-ils être regroupés ?
- Quelles notifications seront envoyées aux personnes dont c’est le tour d’agir ? La plupart des stratégies de collaboration de contenu se basent sur des notifications automatisées pour prévenir les personnes concernées qu’elles doivent agir. Quelles sont les vôtres, et comment permettent-elles de faire avancer le processus collaboratif ?
- Quel est le temps nécessaire pour la création d’un contenu, allant de son écriture à la publication ou à la distribution ? Par quelles étapes un document doit-il passer avant d’être diffusé ?
- Quelles sécurités sont mises en place pour garantir l’intégrité du contenu ? Quelles normes de sécurité les membres de votre équipe vont-ils suivre ?
Récolter des retours et améliorer le processus
Enfin, votre stratégie de collaboration de contenu devrait laisser la place aux retours mutuels. Vos créateurs de contenu et vos managers devraient recevoir des retours réguliers afin qu’ils puissent s’améliorer, et ils devraient eux-mêmes pouvoir donner leur avis sur le processus collaboratif (y compris au sujet de votre système de gestion de contenu). Utilisez ces retours pour avancer : si plusieurs membres de votre équipe se plaignent de la même chose ou ont les mêmes idées, essayez d’intégrer des changements pour les satisfaire et ainsi améliorer vos processus.
La collaboration de contenu est une stratégie continue, qui nécessite des ajustements constants pour fonctionner au mieux. Commencez sur des bases solides, mais soyez prêt à apporter des changements durant les premières semaines et les premiers mois de sa mise en place. Avec le temps, vous trouverez la stratégie de collaboration de contenu parfaite pour votre équipe.
